С чего начать?

Информационно-аналитическая система «ИСТИНА» (далее используется термин Система) предназначена для решения с ее помощью повседневных задач различных групп пользователей, начиная от отдельных ученых и преподавателей и заканчивая руководителями высших учебных заведений и научных центров (далее - организаций). В настоящем разделе описываются основные принципы, и требования к Системе и ее особенности. Представлена информация о том, что дает ее использование различным группам пользователей, на каких принципах построена Система, какие методы верификации и защиты данных в ней реализованы. Более подробно эти вопросы рассматриваются в других разделах данного руководства.

На кого ориентирована система ИСТИНА

Потенциальных пользователей Системы можно разделить на следующие категории:

отдельные ученые и преподаватели;
руководители зарегистрированных в Системе организаций;

#. ответственные за выполнение конкретных функций, связанных с сопровождением информации в Системе (ответственные от кафедр, лабораторий, секретари диссертационных советов, научных семинаров и т.п.).

Для каждой категории пользователей система «ИСТИНА» предоставляет специальный набор функций. Отдельные ученые и преподаватели, которые зарегистрированы в Системе, получают возможность систематизировать сведения о результатах своей научной и педагогической деятельности. К числу основных преимуществ использования Системы для этой категории пользователей можно отнести: возможность автоматического формирования различных выписок, таких как список трудов за определенный период времени; создание в сети Интернет персональной страницы, содержащей сведения об основных результатах профессиональной деятельности; создание личного кабинета, отображающего персональную оценку профессиональной деятельности, согласно принятым в организации формулам такой оценки.

Если ученый или преподаватель является работником зарегистрированной в Системе организации, то в дополнение к перечисленным возможностям он может использовать Систему для формирования внутренних отчетов о научной работе. В Системе реализованы такие функции как подготовка годового научного отчета, формирование персонального рейтинга работника, подготовка документов для избрание по конкурсу и т.п.

Для руководителей организаций система «ИСТИНА» может предоставлять сведения, необходимые для принятия управленческих решений.

Ответственные за сопровождение информации для выполнения конкретных функций в организации получают удобное средство автоматизации своей деятельности.

Принципы построения

Основой любой системы подготовки принятия решений является наличие достоверных первичных данных об объектах, подлежащих управлению предметной областью. Любые отчетные материалы, построенные по недостоверным или искаженным данным, не могут считаться значимыми. Сбор первичных данных о результатах деятельности научных работников и преподавателей имеет целый ряд специфических особенностей, присущих научно-образовательной среде.

Во-первых, виды научной и преподавательской деятельности очень разнообразны и не существует единого источника информации, содержащего сведения обо всех результатах такой деятельности. Даже для такого результата как публикация статей в периодических изданиях, который несомненно относится к числу основных для работников сферы науки и образования, существует несколько общепризнанных источников информации. Однако и они, как правило, не обеспечивают полноты покрытия всех публикаций.

Во-вторых, многие результаты деятельности (в том числе - публикации) ученых и преподавателей могут иметь инициативный характер. Таким образом, только сам автор знает перечень своих результатов.

В-третьих, информация, предоставленная сотрудниками, может содержать неточности.

Отмеченные особенности требуют разработки специализированных средств сбора первичных данных. В системе «ИСТИНА» реализуются следующие принципы, положенные в основу ее разработки, эксплуатации и развития.

Преимущественный сбор данных «снизу-вверх». Как уже отмечалось, в некоторых случаях только ученый может перечислить все свои результаты. Поэтому для достижения максимально полного состава сведений о таких результатах необходимо предоставить конечным пользователя Системы возможность ввода сведений о результатах своей деятельности.

Однократный ввод данных. Если какой-либо результат деятельности был получен в соавторстве, то сведения о нем должны вводиться в Систему один раз, независимо от числа соавторов.

Открытость данных. Данные, введенные пользователями в Систему доступны другим пользователям, что должно способствовать повышению полноты и точности информации.

Декларативный стиль описания результатов: конечные пользователи заявляют полученные ими результаты в декларативном стиле.

Возможность использования введенной информации для решения различных задач. Система должна являться не только средством сбора сведений о результатах научно-исследовательской, инновационной и образовательной деятельности, источником для формирования отчетных материалов, но и должна позволять пользователям оперативно решать задачи, связанные с их повседневной профессиональной деятельностью.

Максимальное использование внешних систем для автоматической проверки (верификации) и пополнения данных. В тех случаях, когда для указанного вида результатов деятельности известны внешние источники достоверной информации (например, официальные страницы журналов или специализированные базы данных), корректность введенных данных с использованием механизмов Системы может быть проверена автоматически.

Многоуровневая система проверки наиболее значимой информации. Персональная страница работника может включать описание тех результатов, которые автор считает необходимом на ней разместить. Данные по всему подразделению, которые используются для составления различного рода отчетных материалов и получения рейтинговых оценок, проходят дополнительную проверку со стороны работников структурных подразделений организации, ответственных за сопровождение информации в Системе.

Возможность подтверждения аналитических данных (включая рейтинговые показатели). Все аналитические (включая статистические) данные могут быть проверены путем просмотра соответствующих записей. Любое число может быть «раскрыто» в список объектов, на основе которых эти данные получены.

Основные определения

Система

комбинация взаимодействующих элементов, организованных для достижения одной или нескольких поставленных целей (согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288-2005).

Структура системы

наиболее существенные компоненты и связи, которые мало меняются при текущем функционировании системы и обеспечивают существование системы и ее основных свойств.

Подсистема

относительно независимая часть системы, обладающая свойствами системы, и в частности, имеющая подцель. Подсистема состоит, как правило, из нескольких взаимосвязанных модулей.

Системный модуль

функционально обособленный фрагмент системы, предназначенный для решения узкого круга задач. Модуль может быть частью подсистемы, или решать задачи в рамках всей системы.

Связь (отношение)

ограничение степени свободы элементов: элементы, вступая во взаимодействие (связь) друг с другом, утрачивают часть свойств или степеней свободы, которыми они потенциально обладали; сама же система как целое при этом приобретает новые свойства.

Цель

понятие, в зависимости от контекста и стадии познания имеющее разное наполнение: «идеальные устремления», «конечный результат», «побуждение к деятельности» и т. д.

Информационная система (ИС)

система, организующая обработку информации о предметной области и ее хранение (согласно ГОСТ 33707-2016). Результатом функционирования информационных систем является информационная продукция — документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги.

Автоматизированная информационная система (АИС)

информационная система, уровень автоматизации которой требует постоянного вмешательства персонала. ИС «без компьютера» существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств. Вследствие этого понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются синонимами.

Информационно-аналитическая система (ИАС)

информационная система, позволяющая экспертам быстро анализировать большие объемы данных. Так же, иногда в состав ИАС включают систему сбора данных. Данные делятся на три вида — структурированные числовые данные (показатели), нормативно-справочная информация и неструктурированные текстовые данные. В процессе разработки ИАС, создаётся модель предметной области (онтология) для создания хранилища данных и прогнозирования. Одним из видов ИАС является система поддержки принятия решений

Система поддержки принятия решений (СППР)

информационно-аналитическая система, целью которой является помощь людям, принимающим решение в сложных условиях для полного и объективного анализа предметной деятельности.

ИАС «ИСТИНА»

Информационная Система Тематического Исследования НАукометрических данных. Создана и развивается как Система для подготовки принятия управленческих решений в сфере науки и образования.

Процесс

совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы (согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288-2005).

Процесс принятия решений

процесс выбора из существующих альтернатив наиболее предпочтительного направления действий. Результатами успешного осуществления процесса принятия решений является:

определение стратегии принятия решений;
определение альтернативных направлений действий;
выбор наиболее предпочтительного направления действий;
принятое решение, его обоснование и допущения документируются и доводятся до сведения заинтересованных сторон (согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288-2005).

Объект

зарегистрированная в системе сущность, например, пользователь, статья, журнал, организация и пр.

Пользователь

физическое лицо или группа лиц, извлекающих пользу из системы в процессе её применения (согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010).

Ресурс

любой объект системы, не являющийся пользователем.

Отношение

вид взаимосвязи между двумя объектами системы. Примером является отношение «авторство», связывающее учетную запись сотрудника с публикациями, автором которых он является.

Учётная запись

хранимая в компьютерной системе совокупность данных о пользователе, необходимая для его опознавания (аутентификации) и предоставления доступа к его личным данным и настройкам.

Организация

имеет множественные значения:

совокупность процессов или действий;
взаимосвязь, согласованность действий частей и элементов чего-либо;
целевое объединение ресурсов (в том числе объединение двух и более лиц), совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определённых процедур и правил.

В ИАС «ИСТИНА» рассматриваются прежде всего организации, ведущие научную, образовательную и просветительскую деятельность.

Структура организации

документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений организации.

Учёный совет

постоянно действующий выборный представительный орган ВУЗа, научно-исследовательской организации или объединения учёных, занимающийся решением стратегических вопросов развития ВУЗа, организации, территории, на которой он представлен. Согласно п.5 ст. 26 ФЗ № 273 от 29.12.2012 (ред. от 03.07.2016) «Об образовании в Российской Федерации», структура, порядок формирования, срок полномочий и компетенция Учёного совета, порядок принятия им решений и выступления от имени образовательной организации устанавливаются уставом образовательной организации в соответствии с законодательством РФ. Как правило, в крупных ВУЗах формируются также советы факультетов.

Работник

физическое лицо, работающее по трудовому договору у работодателя и получающее за это заработную плату, имеющее в рамках штатного расписания организации статус работающего постоянно или по совместительству.

Профиль

совокупность данных и настроек объекта. Это может быть профиль ресурса, например, профиль научного журнала, профиль организации или профиль пользователя. В профиле, как правило, присутствуют ссылки на другие профили, связанные с ним определёнными отношениями. Например, в профиле журнала присутствуют ссылки на статьи пользователей, указанных ими в своих профилях. Обязательным компонентом профиля является название.

Профиль пользователя

совокупность данных результатов научной и педагогической деятельности персоны (например, статьи в журналах, монографии, доклады на конференциях, авторство и преподавание учебных курсов и пр.), оценки этой деятельности (например, премия РАН, диплом лауреата конкурса и пр.), участия в работе различных органов (например, член редакционной коллегии, председатель конкурсной комиссии и пр.) и т.д. Профиль пользователя является «электронным образом» персоны (ученого или преподавателя) в системе. Профили пользователей бывают трёх видов: персональные, фантомные и административные.

Персональный профиль пользователя

создаётся пользователем при регистрации в системе. Подтверждается логином и паролем для входа в Систему. Права пользователя на просмотр и редактирование своих данных не ограничиваются (за исключением данных, подтверждённых ответственным за сопровождение информации в ИАС «ИСТИНА»).

Фантомный профиль пользователя

запись создаваемая пользователем системы опосредовано (при внесении каких либо данных, требующих указания персоны), для персоны, которая не зарегистрирована в системе или по какой-то причине не найдена в базе данных. В отличие от персонального профиля, не имеет логина и пароля.

Административный профиль пользователя

запись создаваемая администратором системы, при загрузке данных из каких либо учетных систем (например, списка аспирантов из АИС Аспирант) или ответственным за сопровождение информации в ИАС «ИСТИНА», при наличии такого разрешения. Эта запись может существовать сама по себе или быть связанной с персональным или фантомным профилем пользователя. В случае связанных профилей, часть данных являются общими и редактируются в персональном или фантомном профиле (например, данные публикаций), а часть редактируется независимо, и изменение в одном месте не влечёт автоматического изменения в другом (например, при смене фамилии с Иванова на Сидорова в персональном профиле может быть указано «Сидорова (Иванова)», а в административном «Сидорова»).

Название профиля пользователя

совокупность данных трех обязательных полей каждого профиля пользователя «Имя», «Фамилия», «Отчество»». Последнее поле является «обязательным при наличии», поэтому в ряде случаев может отсутствовать. Как правило, в эти поля вносятся полные формы фамилии, имени и отчества персоны. Однако, в фантомных профилях часто вместо реальных данных указаны псевдонимы, иногда это справедливо и для персонального профиля. Поскольку данные административного профиля используются, в том числе, для составления официальных документов, необходимо верифицировать его название.

Псевдоним

вариант написания фамилии, имени и отчества персоны, которое встречается в различных документах. Например, фамилия и инициалы или англоязычный вариант написания фамилии, имени и отчества и пр. В отличие от названия профиля пользователя, псевдонимов может быть несколько. Псевдонимы вносятся в персональные и фантомные профили пользователей для удобства поиска и привязки различных ресурсов, в первую очередь публикаций.

Полные однофамильцы

совокупность профилей с одинаковым названием, которые относятся к разным персонам.

Дубликаты профилей

совокупность профилей, которые относятся к одной персоне, журналу, конференции и пр. Дубликаты подлежат «слиянию» при их обнаружении. Однако, административный профиль пользователя при наличии дубликата в виде персонального или фантомного профиля, подлежит не «слиянию», а «привязке» к соответствующему профилю. Дубликаты административных профилей также подлежат слиянию.

Ошибочный профиль

запись созданная по ошибке. К ним относятся, например, персональные профили созданные пользователями, которые не собирались работать с системой, а прошли регистрацию случайно (например, тот кто решил, что после регистрации он получит возможность скачать текст статьи). Также встречаются фантомные профили, созданные пользователями из-за невнимательности (например, «Семенова - ответственный редактор»).

Страница профиля

страница, на которой отображаются данные профиля. На страницах персональных и фантомных профилей пользователей большая часть данных отображается в виде ссылок, отображение данных административного профиля зависит от той подсистемы, которая использует эти данные. Доступ к просмотру страницы профиля зависит от прав пользователя, который просматривает страницу. Большая часть данных помещаемых на страницы персональных и фантомных профилей имеет открытый характер и доступна любому пользователю системы. Однако, есть данные (например, текст публикации) к которым доступ может быть открыт только ограниченному кругу пользователей (например, работникам конкретного подразделения). Доступ к просмотру страниц административного профиля имеют только те пользователи, которые имеют права работать с подсистемой, использующей данные профиля.

Наследник

объект, замещающий предка с определённой даты. Например, журнал, который выходил под одним названием, а потом его поменял. Формально, это два разных журнала, но они связаны между собой, т.к. часто имеют один и тот же ISSN, редакционную коллегию и пр. Для таких связанных объектов необходимо контролировать привязку к ним других типов объектов. Например, для журнала таковыми являются статьи.

Предок

объект, замещённый наследником.

Пользователи, сотрудники, имена, псевдонимы и дубликаты

Одним из основных понятий в Системе является понятие Сотрудник. Сотрудник является «электронным образом» персоны (ученого или преподавателя) в Системе. Сотрудником является работник организации, участвующий в научно-исследовательской, инновационной и/или преподавательской деятельности. У каждого сотрудника есть Имя (обычно полная форма фамилии, имени и отчества ученого) и может быть произвольное количество Псевдонимов (альтернативных имен). Псевдонимами могут быть, например, фамилии на иностранных языках или фамилии с инициалами. Имена и псевдонимы сотрудников используются при добавлении публикаций. Если в Системе есть два сотрудника с одинаковыми именами, то считается, что они соответствуют разным персонам, которые являются полными однофамильцами. Если же такие сотрудники в действительности соответствуют одному человеку, то они называются дубликатами.

Сотрудники в Системе создаются для всех авторов публикаций, независимо от того, в какой организации они работают. В частности, сотрудники создаются и для иностранных соавторов. Пользователем Системы является персона, которая прошла процедуру регистрации, и имеет возможность вводить данные в Систему. Каждый пользователь ассоциируется с одним сотрудником в Системе. Информацию о такой ассоциации (аффиляции, привязке) с сотрудником и список своих псевдонимов можно посмотреть или изменить на странице редактирования профиля.

Персональный профиль

Каждый пользователь Системы имеет свой персональный профиль. Персональным профилем называется страница, которая содержит открытую информацию обо всех работах, выполненных этим сотрудником (точнее, сотрудником, который связан с данным пользователем).

Ответственные

Обычные пользователи Системы имеют возможность по редактированию своего персонального профиля. Ответственные – это пользователи, которые имеют расширенные полномочия по доступу к данным, предоставленные им для сопровождения информации в Системе. Ответственные назначаются для определенного подразделения, например, кафедры, лаборатории, отдела или организации (вуза, института, центра) в целом. Если пользователь является ответственным по одному подразделению, то его полномочия по доступу к данным ограничены этим подразделением.

В задачи ответственных, в числе прочего, входит:

корректировка ошибочно введенных данных;
подтверждение регистрации и должностей работников подразделения;
подтверждение персональных отчетов сотрудников своего подразделение;
формирование формул расчета персонального рейтинга;
подготовка сводного отчета подразделения.

В подразделении может быть назначено несколько ответственных, которые разделяют между собой перечисленные задачи.

Типичный сценарий работы

В упрощенной форме последовательность работы различных пользователей может быть описана следующим образом.

Работник организации регистрируется в Системе. Это приводит к созданию его персонального профиля и работник становится пользователем.
Ответственный по подразделению подтверждает место работы пользователя в подразделении.
Пользователь вводит данные о своих научных и педагогических работах.
На основании введенных данных пользователь составляет свой отчет (например, отчет по работе за год). Отчет состоит из всех или части результатов, которые отражены в персональном профиле пользователя (например, ученый может быть автором публикации, которая была выполнена в индивидуальном порядке и не должна входить в отчет организации).
Ответственный по подразделению проверяет и утверждает персональный отчет.
На основании данных утвержденных персональных отчетов сотрудников формируется сводный отчет подразделения и организации в целом.
Руководитель организации получает данные сводного отчета (с возможностью просмотра персональных отчетов сотрудников) для принятия управленческих решений.

Схематично эта последовательность изображена на следующем рисунке.

Сценарий работы в Системе — Рис. 1 Типичный сценарий работы в Системе.

Отметим, что описанный сценарий позволяет говорить о трех степенях проверки данных структурного подразделения в Системе:

все внесенные данные;
данные, включенные в персональные отчеты пользователей подразделения (пользователи подтвердили, что они считают эти результаты относящимися к структурному подразделению);
данные, включенные в утвержденные персональные отчеты (ответственные по подразделению подтвердили корректность данных).

Как вводить данные о результатах деятельности

Добавление результатов деятельности реализовано однотипно для различных видов работ. Поясним принципы ввода на примере добавления данных о публикациях.

Добавление публикаций в Систему происходит в два этапа. Первый этап – ввод данных о публикации. Если, например, Вы добавляете информацию о статье в журнале, то Вы должны ввести ее название, авторов, название журнала, номера страниц и т.д. Для упрощения процедуры ввода в Системе реализованы возможности импорта данных из различных баз данных и автоматического разбора ссылок, но принципиально ввод данных вручную не отличается от импорта. После того, как форма с основными данными о публикации заполнена, начинается второй этап.

Как отмечалось ранее, каждый ученый или преподаватель связан с одним сотрудником и наоборот. Предположим, что автор статьи написан как «Иванов И.И.», а в Системе есть сотрудники «Иванов Иван Иванович» и «Иванов Илья Иванович». В этом случае нельзя автоматически определить, кто же из двух ученых является автором данной публикации. Суть второго этапа добавления – поиск в Системе сотрудников, которые могут являться авторами вводимой публикации. На этом этапе для каждого автора публикации Система предлагает список похожих сотрудников и для каждого автора можно:

выбрать конкретного сотрудника (Вы знаете, какой сотрудник соответствует ученому);
создать нового сотрудника (в списке, который предложен системой, нет нужного);
отказаться от выбора (опция «затрудняюсь ответить», которая означает, что в списке есть несколько вариантов и Вы не можете точно определить, какой выбор является правильным).

Выбор сотрудников является важным. Именно к сотрудникам привязываются публикации. Например, если Вы выбрали сотрудника, который соответствует Вашему соавтору, то та публикация, которую Вы добавили, появится и в его списке работ. Пожалуйста, не создавайте новых сотрудников при добавлении каждой публикации, если один из предложенных похожих сотрудников соответствует автору. Наличие таких «дубликатов» затруднит ввод статей и Вам, и другим пользователям, так как Система не сможет автоматически выбирать правильного сотрудника.