С чего начать?

Информационно-аналитическая система "ИСТИНА" (далее используется термин Система) предназначена для решения повседневных задач различных групп пользователей, начиная от отдельных ученых и преподавателей, и заканчивая руководителями научных организаций. В настоящем разделе описываются основные принципы и особенности системы ИСТИНА, в том числе, что дает ее использование различным группам пользователей, на каких принципах построена Система, какие методы верификации и защиты данных в ней реализованы. Более подробно эти вопросы рассматриваются в других частях данного руководства.

На кого ориентирована система ИСТИНА

Потенциальных пользователей Системы можно разделить на следующие категории:

  1. отдельные ученые и преподаватели;
  2. руководители зарегистрированных в Системе организаций;
  3. ответственные за выполнение конкретных функций, связанных с сопровождением информации в Системе (секретари диссертационных советов, научных семинаров).

Для каждой категории пользователей система ИСТИНА предоставляет специальный набор функций. Отдельные ученые и преподаватели, которые зарегистрированы в Системе, получают возможность систематизировать сведения о результатах своей научной и педагогической деятельности. К числу основных преимуществ использования Системы для этой категории пользователей можно отнести: возможность автоматического формирования различных выписок, таких как список трудов за определенный период времени; создание в сети Интернет персональной страницы, содержащей сведения об основных результатах профессиональной деятельности; создание личного кабинета, отображающего оценку профессиональной деятельности согласно принятым в организации формулам такой оценки.

Если ученый или преподаватель является работником зарегистрированной в Системе организации, то в дополненение к перечисленным возможностям он может использовать Систему для формирования внутренних отчетов о научной работе. В Системе реализованы такие функции как подгодовка годового научного отчета, формирование персонального рейтинга работника, подготовка документов для избрание по конкурсу и т.п.

Для руководителей организаций система ИСТИНА может предоставлять сведения, необходимые для принятия управленческих решений.

Ответственные за сопровождение информации для выполнения конкретных функций в организации получают удобное средство автоматизации своей деятельности.

Принципы построения

Основой любой системы подготовки принятия решений является наличие достоверных первичных данных об объектах подлежащих управлению предметной области. Любые статистические отчеты, построенные по недостоверным или искаженным данным, не могут считаться значимыми. Сбор первичных данных о результатах деятельности научных работников и преподавателей имеет целый ряд специфических особенностей, присущих научно-образовательной среде.

Во-первых, виды научной и преподавательской деятельности очень разнообразны и не существует единого источника информации, содержащего сведения обо всех результатах такой деятельности. Даже для такого результата как публикация статей в периодических изданиях, который несомненно относится к числу основных для работников сферы науки и образования, существует несколько общепризнанных источников информации, но и они не обеспечивают полноты покрытия всех публикаций.

Во-вторых, многие работы ученых могут иметь инициативный характер. Таким образом, только сам автор знает перечень своих научных результатов.

В-третьих, информация, предоставленная сотрудниками, может содержать неточности.

Отмеченные особенности требуют разработки специализированных средств сбора первичных данных. В системе ИСТИНА реализуются следующие принципы работы.

Сбор данных "снизу-вверх". Как уже отмечалось, в некоторых случаях только ученый может перечислить все свои результаты. Поэтому для достижения максимально полного состава данных необходимо предоставить конечным пользователя Системы возможность ввода сведений о результатах своей деятельности.

Однократный ввод данных. Если какой-либо результат деятельности был получен в соавторстве, то сведения о нем должны вводиться в Систему один раз, независимо от числа соавторов.

Открытость данных. Данные, введенные пользователями в Систему доступны другим пользователям, что должно способствовать повышению полноты и точности информации.

Декларативный стиль описания результатов: конечные пользователи заявляют полученные ими результаты в декларативном стиле.

Возможность использования введенной информации для решения различных задач. Система должна являться не только средством сбор отчетных материалов, но и должна позволять пользователям решать задачи, связанные с их профессиональной деятельностью.

Максимальное использование внешних систем для автоматической проверки и пополнения данных. В тех случаях, когда для указанного вида результатов деятельности известны внешние источники достоверной информации (например, официальные страницы журналов или специализированные базы данных), корректность введенных данных может быть проверена автоматически .

Многоуровневая система проверки наиболее значимой информации. Персональная страница работника может включать описание тех результатов, которые автор считает необходимом на ней разместить. Данные по всему подразделению, которые используются для составления статистических отчетов, проходят дополнительную проверку со стороны работников структурных подразделений организации, ответственных за сопровождение информации в Системе.

Возможность подтверждения статистических данных. Все статистические данные могут быть проверены путем просмотра соответствующих записей. Любое число может быть "раскрыто" в список объектов, которые составляют приведенное значение.

Основные понятия в Системе

Пользователи, сотрудники, имена, псевдонимы и дубликаты

Одним из основных понятий в Системе является понятие Сотрудник. Сотрудник является "электронным образом" персоны (ученого или преподавателя) в Системе. Сотрудником является работник организации, участвующий в научно-исследовательской, инновационной и/или преподавательской деятельности. У каждого сотрудника есть Имя (обычно полная форма фамилии, имени и отчества ученого) и может быть произвольное количество Псевдонимов (альтернативных имен). Псевдонимами могут быть, например, фамилии на иностранных языках или фамилии с инициалами. Имена и псевдонимы сотрудников используются при добавлении публикаций. Если в Системе есть два сотрудника с одинаковыми именами, то считается, что они соответствуют разным персонам, которые являются полными однофамильцами. Если же такие сотрудники в действительности соответсвуют одному человеку, то они называются дубликатами.

Сотрудники в Системе создаются для всех авторов публикаций, независимо от того, в какой организации они работают. В частности, сотрудники создаются и для иностранных соавторов. Пользователем Системы является персона, которая прошла процедуру регистрации, и имеет возможность вводить данные в Систему. Каждый пользователь ассоциируется с одним сотрудником в Системе. Информацию о такой ассоциации (аффиляции, привязке) с сотрудником и список своих псевдонимов можно посмотреть или изменить на странице редактирования профиля.

Персональный профиль

Каждый пользователь Системы имеет свой персональный профиль. Персональным профилем называется страница, которая содержит открытую информацию обо всех работах, выполненных этим сотрудником (точнее, сотрудником, который связан с данным пользователем).

Ответственные

Обычные пользаватели Системы имеют возможность по редактированию своего персонального профиля. Ответственные -- это пользователи, которые имеют расширенные полномочия по доступу к данным, предоставленные им для сопровождения информации в Системе. Ответственные назначаются для определенного подразделения, например, кафедры, лаборатории, отдела или организации (вуза, института, центра) в целом. Если пользователь является ответсвенным по одному подразделению, то его полномочия по доступу к данным ограничены этим подразделением.

В задачи ответственных, в числе прочего, входит:

  1. корректировка ошибочно введенных данных;
  2. подтверждение регистрации и должностей работников подразделения;
  3. подтверждение персональных отчетов сотрудников своего подразделение;
  4. формирование формул расчета персонального рейтинга;
  5. подготовка сводного отчета подразделения.

В подразделении может быть назначено несколько ответственных, которые разделяют между собой перечисленные задачи.

Типичный сценарий работы

В упрощенной форме последовательность работы различных пользователей может быть описана следующим образом.

  1. Работник организации регистрируется в Системе. Это приводит к созданию его персонального профиля и работник становится пользователем.
  2. Ответственный по подразделению подтверждает место работы пользователя в подразделении.
  3. Пользователь вводит данные о своих научных и педагогических работах.
  4. На основании введенных данных пользователь составляет свой отчет (например, отчет по работе за год). Отчет состоит из всех или части результатов, которые отражены в персональном профиле пользователя (например, ученый может быть автором публикации, которая была выполнена в индивидуальном порядке и не должна входить в отчет организации).
  5. Ответственный по подразделению проверяет и утверждает персональный отчет.
  6. На основании данных утвержденных персональных отчетов сотрудников формируется сводный отчет подразделения и организации в целом.
  7. Руководитель организации получает данные сводного отчета (с возможностью просмотра персональных отчетов сотрудников) для принятия управленческих решений.

Схематично эта последовательность изображена на следующем рисунке.

Сценарий работы в Системе

Рис. 1 Типичный сценарий работы в Системе.

Отметим, что описанный сценарий позволяет говорить о трех степенях проверки данных структурного подразделения в Системе:

  1. все внесенные данные;
  2. данные, включенные в персональные отчеты пользователей подразделения (пользователи подтвердили, что они считают эти результаты относящимися к структурному подразделению);
  3. данные, включенные в утвержденные персональные отчеты (ответственные по подразделению подтвердили корректность данных).

Как вводить данные о результатах деятельности

Добавление результатов деятельности реализовано однотипно для различных видов работ. Поясним принципы ввода на примере добавления данных о публикациях.

Добавление публикаций в Систему происходит в два этапа. Первый этап – ввод данных о публикации. Если, например, Вы добавляете информацию о статье в журнале, то Вы должны ввести ее название, авторов, название журнала, номера страниц и т.д. Для упрощения процедуры ввода в Системе реализованы возможности импорта данных из различных баз данных и автоматического разбора ссылок, но принципиально ввод данных вручную не отличается от импорта. После того, как форма с основными данными о публикации заполнена, начинается второй этап.

Как отмечалось ранее, каждый ученый или преподаватель связан с одним сотрудником и наоборот. Предположим, что автор статьи написан как "Иванов И.И.", а в Системе есть сотрудники "Иванов Иван Иванович" и "Иванов Илья Иванович". В этом случае нельзя автоматически определить, кто же из двух ученых является автором данной публикации. Суть второго этапа добавления – поиск в Системе сотрудников, которые могут являться авторами вводимой публикации. На этом этапе для каждого автора публикации Система предлагает список похожих сотрудников и для каждого автора можно:

  1. выбрать конкретного сотрудника (Вы знаете, какой сотрудник соответствует ученому);
  2. создать нового сотрудника (в списке, который предложен системой, нет нужного);
  3. отказаться от выбора (опция "затрудняюсь ответить", которая означает, что в списке есть несколько вариантов и Вы не можете точно определить, какой выбор является правильным).

Выбор сотрудников является важным. Именно к сотрудникам привязываются публикации. Например, если Вы выбрали сотрудника, который соответствует Вашему соавтору, то та публикация, которую Вы добавили, появится и в его списке работ. Пожалуйста, не создавайте новых сотрудников при добавлении каждой публикации, если один из предложенных похожих сотрудников соответствует автору. Наличие таких "дубликатов" затруднит ввод статей и Вам, и другим пользователям, так как Система не сможет автоматически выбирать правильного сотрудника.