Подсистема «Аспирантура»

Подсистема «Аспирантура» состоит из нескольких модулей:

  • «Личный кабинет аспиранта»
  • «Рабочее место сотрудника отдела аспирантуры»
  • «Рабочее место руководителя аспиранта»
  • «Конструктор образовательных траекторий»

Доступ к модулю «Личный кабинет аспиранта» (далее ЛКА) возможен только по представлению отделов аспирантуры. Модуль интегрируется с личным профилем аспиранта, сформированным ИАС ИСТИНА после подтверждения статуса аспиранта лицом, ответственным за сопровождение ИАС ИСТИНА. После окончания обучения, доступ в ЛКА блокируется. В настоящее время с ЛКА работают аспиранты 2014 и более поздних годов набора.

Данный модуль дает аспиранту следующие возможности:

  • самостоятельно формировать части разделов своего электронного портфолио;
  • Эффективно взаимодействовать с сотрудниками деканата аспирантуры, научными руководителями, руководителями практик.

Формирование электронного портфолио ведется по требованию образовательного стандарта и является обязательным для аспиранта. В электронное портфолио входит:

  • данные личного дела аспиранта. Формируются отделами аспирантуры факультета;
  • сведения по научной работе. Формируются аспирантом и научным руководителем;
  • данные по успеваемости. Формируются отделом аспирантуры факультета;
  • сведения по публикациям. Формируются аспирантом в личном профиле ИАС ИСТИНА.

Модуль «Рабочее место сотрудника отдела аспирантуры» предназначен для поддержки организации учебного процесса аспирантов с широким использованием данных электронного портфолио. Модуль обеспечивает возможность принятия и оформления решений (в виде событий и приказов), на основе успеваемости, детализированных данных НИР, отчётов о прохождении практик и данных о научных публикациях, формируемых силами аспирантов в профиле ИАС ИСТИНА и в ЛКА.

Данный модуль дает сотруднику отдела аспирантуры следующие возможности:

  • просмотр, редактирование и добавление личного дела аспиранта;
  • просмотр электронного портфолио аспиранта.

Модуль «Рабочее место руководителя аспиранта» предназначен для обеспечения эффективного взаимодействия аспиранта с научными руководителями и руководителями практик.

Модуль «Конструктор образовательных траекторий» предназначен для конструирования образовательной и научно-педагогической деятельности аспирантов.

Основные определения

Аспирантура
основная форма подготовки научно-педагогических и научных кадров в ВУЗах или научных организациях. По программам обучения в аспирантуре одним из основных условий обучения, кроме получения образования, является подготовка диссертации на соискание учёной степени кандидата наук, которая может осуществляться также путём прикрепления соискателем к ВУЗу или научной организации.
Докторантура
форма повышения квалификации лиц с целью подготовки их к соисканию учёной степени доктора наук; специализированное подразделение ВУЗа или научно-исследовательского учреждения по подготовке преподавательских и научных кадров высокой квалификации — докторов наук.
Научный руководитель аспиранта
работник, координирующий работу аспиранта в процессе подготовки диссертации. Как правило, научным руководителем назначается работник соответствующей кафедры, имеющий ученую степень. Аспирантам, выполняющим научные исследования на стыке смежных специальностей, разрешается иметь двух руководителей или руководителя и консультанта. Научный руководитель осуществляет следующие функции: определяет цель и задачи диссертационного исследования; рассматривает и корректирует индивидуальный план аспиранта; дает рекомендации по списку литературы; направляет работу аспиранта в соответствии с выбранной темой; координирует подготовку аспиранта для получения необходимых знаний и навыков; консультирует аспиранта по теоретическим, методологическим, стилистическим и другим вопросам написания диссертации; оценивает проделанную работу и дает заключение о ее соответствии установленным требованиям.
Индивидуальный план аспиранта
документ, содержащий информацию о деятельности аспиранта на протяжении всего периода обучения в аспирантуре. Индивидуальный план включает в себя следующие разделы: обоснование выбора темы научно-исследовательской работы (аннотацию), общий план работы, рабочий план по годам подготовки. Составляется аспирантом совместно с научным руководителем в течение одного-двух месяцев после зачисления в аспирантуру. Индивидуальный план сдается в отдел аспирантуры и утверждается на Учёном совете ВУЗа.
Личный кабинет аспиранта (ЛКА)
модуль подсистемы «Аспирантура», предназначенный для формирования электронного портфолио аспиранта, а также взаимодействия аспиранта с сотрудниками отдела аспирантуры, научным руководителем и руководителями практик.
АИС Аспирант
автоматизированная информационная система «Аспирант», предназначенная для автоматизации ведения персональных данных аспирантов и учета успеваемости. Внешняя по отношению к ИАС «ИСТИНА» система.

Регистрация в личном кабинете аспиранта

  1. Для работы в личном кабинете аспиранта (далее ЛКА) необходимо пройти регистрацию в ИАС ИСТИНА. Для этого аспирант заходит на сайт istina.msu.ru. Затем, пройдя по ссылке «Регистрация», он попадает на страницу регистрации. Необходимые инструкции по работе с подсистемой можно получить на вкладке «Помощь» (Рис. 68). При регистрации необходимо ввести адрес электронной почты, куда придет письмо со ссылкой, на которую нужно нажать для подтверждения электронного адреса. После нажатия на эту ссылку Вы вернетесь в систему и сможете пользоваться всеми ее функциями.

    Главное меню ИАС ИСТИНА

    Рис. 68 Главное меню ИАС ИСТИНА

  2. Следующий шаг — настройка профиля пользователя. Инструкции также размещены на вкладке «Помощь» (Рис. 69). Следует учесть, что те данные, которые Вы вводите в систему (ФИО, фотография и пр.) в дальнейшем будут использоваться для Вашей идентификации. Поэтому необходимо вводить корректную информацию. Если аспирант уже зарегистрирован в системе как сотрудник действующего подразделения, ему необходимо добавить еще одно место работы. При регистрации аспирант указывает подразделение, например, факультет, дочернее подразделение, например, кафедру и должность. В качестве должности надо выбрать «аспирант».

    Руководство пользователя. Раздел «Профиль пользователя»

    Рис. 69 Руководство пользователя. Раздел «Профиль пользователя»

  3. Следующий шаг — подтверждение введенных данных ответственным. В каждом подразделении есть ответственное лицо, которое должно подтвердить в системе, что Вы действительно являетесь сотрудником подразделения (в данном случае — аспирантом). После такого подтверждения на вкладке «Моя страница» должна появиться иконка «Личный кабинет» (Рис. 70). Если этого долго не происходит — напомните о себе ответственному.

    Иконка «Личный кабинет»

    Рис. 70 Иконка «Личный кабинет»

  4. При нажатии на иконку «Личный кабинет» первый раз, должно появиться следующее окошко (Рис. 71).

    Форма «Регистрация в личном кабинете аспиранта»

    Рис. 71 Форма «Регистрация в личном кабинете аспиранта»

  5. Если введены неправильные данные (на этом этапе или ранее), появляется сообщение об ошибке (Рис. 72).

    Форма «Регистрация в личном кабинете аспиранта». Сообщение об ошибке

    Рис. 72 Форма «Регистрация в личном кабинете аспиранта». Сообщение об ошибке

    Это может быть вызвано несколькими причинами, например, в списке переданном отделом аспирантуры для формирования ЛКА отсутствуют данные об аспиранте, или они некорректны (ошибки в ФИО, № паспорта). В этом случае необходимо обратиться в отдел аспирантуры. После выяснения причины отдел аспирантуры должен обратиться в службу поддержки для исправление ошибки.

  6. Если все введено верно, то можно приступать к работе. Для начала работы нажмите кнопку вызова меню в левой верхней части экрана (Рис. 73). При повторных заходах в ЛКА пользователей, которые уже прошли регистрацию, введения номера паспорта не требуется.

    Сообщение о завершении процедуры регистрации

    Рис. 73 Сообщение о завершении процедуры регистрации

Внесение данных в личном кабинете аспиранта

Начало работы в личном кабинете аспиранта

  1. Нажав кнопку «Личный кабинет» на вкладке «Моя страница» в ИАС ИСТИНА, аспирант заходит в ЛКА. Для начала работы нужно нажать кнопку вызова меню в левой верхней части экрана. Для выхода в основное меню ИАС ИСТИНА нажмите кнопку в правой верхней части экрана (Рис. 74).

    Стартовая страница ЛКА

    Рис. 74 Стартовая страница ЛКА

    Логика размещения материалов в ЛК следующая:

    • Часть данных поступает из официальных источников (отдел аспирантуры). Это то, что отображается на страницах «Параметры обучения» и «Учебные достижения».
    • Часть данных подгружается из основного профиля - страница «Публикации».
    • Данные практик (педагогической и производственной), а также все данные по подготовке диссертации размещаются аспирантом непосредственно в ЛК на страницах «Практики» и «НИР».
  2. Выбрав один из пунктов меню, попадаем в соответствующий раздел (Рис. 75).

    Страница «Параметры обучения»

    Рис. 75 «Параметры обучения»

    В разделе «Параметры обучения» аспирант не может самостоятельно вносить исправления. Для этого ему надо обратиться в отдел аспирантуры своего факультета. Контактная информация ответственного лица отдела приведена в нижней части меню. В поле «Комментарий» можно сделать запись, в которой описана причина обращения, затем нажать кнопку «Сохранить».

    Перейти к другим разделам можно выбрав соответствующий пункт меню или с помощью прокрутки, если раздел уже был ранее открыт в текущем сеансе работы с ЛКА.

Раздел «НИР»

Этот раздел включает в себя несколько подразделов: «Диссертация», «Прикрепленные файлы» и этапы НИР по годам обучения (Рис. 76).

Страница «Научно-исследовательская работа»

Рис. 76 Страница «Научно-исследовательская работа»

В подразделе «Диссертация» аспирант вносит самые общие сведения о работе: тему диссертации на русском и английском языке, ФИО научного руководителя и планируемый год защиты. Первые два поля являются текстовым и. Выбор руководителя и года защиты осуществляется из списка (Рис. 77).

Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор научного руководителя

Рис. 77 Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор научного руководителя

Для того чтобы указать руководителя, надо начать вводить в поле фамилию (по мере ввода новых символов список меняется), а затем из выпадающего списка выбрать нужную персону. После ввода всех данных нужно нажать кнопку «Сохранить», чтобы зафиксировать внесенные изменения.

Подраздел «Прикрепленные файлы» - то что требуется предъявить при защите НКР на итоговой аттестации (Рис. 78).

Страница «Научно-исследовательская работа». Подраздел «Прикрепленные файлы»

Рис. 78 Страница «Научно-исследовательская работа». Подраздел «Прикрепленные файлы»

При нажатии кнопки «Добавить файл», открывается окно, в котором можно выбрать тип файла и добавить краткое описание (Рис. 79).

Страница «Научно-исследовательская работа». Размещение файлов к защите НКР

Рис. 79 Страница «Научно-исследовательская работа». Размещение файлов к защите НКР

В зависимости от типа выбранного файла, возможно разместить только один файл, указанного типа, либо несколько. К последним относятся файлы отзывов и категория «Другое» (Рис. 80).

Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор типа размещаемого файла

Рис. 80 Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор типа размещаемого файла

После того как файл добавлен, его можно удалить или заменить на другую версию. Для этого надо поставить курсор на строку с файлом. Слева появляются две иконки: редактирование и удаление (Рис. 81).

Страница «Научно-исследовательская работа». Работа со списком размещённых файлов

Рис. 81 Страница «Научно-исследовательская работа». Работа со списком размещённых файлов

При нажатии на иконку «Редактирование», открывается окно, в котором можно отредактировать тип размещённого файла, описание и заменить файл на другой (Рис. 82).

Страница «Научно-исследовательская работа». Редактирование данных размещённых файлов

Рис. 82 Страница «Научно-исследовательская работа». Рредактирование данных размещённых файлов

В подразделах «Год обучения» вносятся сведения по этапам научной работы в течение всего периода обучения (данные этих подразделов, как и данные соответствующих подразделов страницы «Практики» должны учитываться при промежуточной аттестации). Для внесения сведений надо выбрать год и нажать кнопку «Добавить этап» (Рис. 83).

Страница «Научно-исследовательская работа». Добавление этапа НИР

Рис. 83 Страница «Научно-исследовательская работа». Добавление этапа НИР

После этого открывается окно редактирования этапа НИР (Рис. 84).

Страница «Научно-исследовательская работа». Редактирование этапа НИР

Рис. 84 Страница «Научно-исследовательская работа». Редактирование этапа НИР

Необходимо из выпадающего списка выбрать этап работы (Рис. 85).

Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор названия этапа НИР

Рис. 85 Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор названия этапа НИР

Выбор срока выполнения осуществляется в зависимости от года поступления и года обучения. Полугодие, в котором аспирант был зачислен влияет на график научно-исследовательской работы (Рис. 86).

Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор срока выполнения этапа НИР

Рис. 86 Страница «Научно-исследовательская работа». Выбор срока выполнения этапа НИР

В текстовое поле «Аннотация» необходимо добавить краткое (не более двух тысяч символов) описание этапа.

Кнопка «Выберите файл» позволяет прикрепить файл с отчетом о выполнении этапа.

После сохранения введенных данных, в подразделе «год обучения» появляется информация об этапе. При необходимости можно добавить несколько этапов (Рис. 87).

Страница «Научно-исследовательская работа». Этап НИР с прикрепленным файлом

Рис. 87 Страница «Научно-исследовательская работа». Этап НИР с прикрепленным файлом

Раздел «Учебные достижения»

В этом разделе представлены данные, которые загружаются из внешних систем, например, АИС Аспирант (Рис. 88).

Страница «Учебные достижения»

Рис. 88 Страница «Учебные достижения»

Нажав кнопку «Показать успеваемость», скачиваем файл в формате PDF (Рис. 89).

Пример файла с успеваемостью

Рис. 89 Пример файла с успеваемостью

Раздел «Публикации»

В этом разделе представлены те же данные, которые отображаются на вкладке «Моя страница» в основном меню ИАС ИСТИНА. Нажав соответствующую ссылку, можно открыть дополнительное окно с информацией ИАС ИСТИНА о статье, авторе, журнале и издательстве, или перейти на страницу с информацией о публикации на сайте издательства (при наличии DOI) (Рис. 90).

Пример отображения публикаций

Рис. 90 Пример отображения публикаций

Раздел «Практики»

Этот раздел включает несколько подразделов по годам обучения (Рис. 91).

Страница «Практики»

Рис. 91 Страница «Практики»

В подразделе «Год обучения» можно добавить практику, для этого надо нажать соответствующую кнопку (Рис. 92).

Страница «Практики». Кнопка добавления практики

Рис. 92 Страница «Практики». Кнопка добавления практики

В появившемся окне редактирования практики необходимо выбрать вид, полугодие выполнения и место прохождения практики, добавить аннотацию и руководителя, прикрепить файл с отчётом (Рис. 93).

Страница «Практики». Редактирование сведений о прохождении практики

Рис. 93 Страница «Практики». Редактирование сведений о прохождении практики

Вид практики выбирается из выпадающего списка (Рис. 94).

Страница «Практики». Выбор вида практики

Рис. 94 Страница «Практики». Выбор вида практики

Остальные поля заполняются аналогично редактированию этапов НИР (Рис. 95).

Страница «Практики». Сохранение сведений о прохождении практики

Рис. 95 Страница «Практики». Сохранение сведений о прохождении практики

Если поставить курсор на добавленную ранее практику, слева появляются кнопки редактирования и удаления. Если нажать первую из них - введенные ранее сведения можно отредактировать. Если практика введена ошибочно, то её можно удалить. При нажатии на кнопку удаления будет выведено окно с предупреждением (Рис. 96).

Страница «Практики». Предупреждение об удалении практики

Рис. 96 Страница «Практики». Предупреждение об удалении практики

Модуль «Рабочее место сотрудника отдела аспирантуры»

Начало работы с модулем

Для работы с модулем необходимо пройти по ссылке istina.msu.ru/postgraduate/ (Рис. 97). В левой части страницы появятся кнопки навигации. Для выхода в основное меню ИАС ИСТИНА нажмите кнопку «ИСТИНА», кнопка «Рабочий стол» открывает Рабочий стол, а для начала работы с модулем надо нажать кнопку «Контингент» (Рис. 97).

Кнопки навигации

Рис. 97 Кнопки навигации

При этом открывается окно со списком доступных пользователю подразделений (Рис. 98).

Окно «Контингент»

Рис. 98 Окно «Контингент»

При выборе одного из подразделений, открывается список аспирантов (Рис. 99). Если пользователю доступны для работы несколько подразделений, то выбор другого из них, приводит к замене списка на выбранный.

Список аспирантов

Рис. 99 Список аспирантов

В верхней части окна выводится название выбранного подразделения, далее строка меню, затем поле фильтра и собственно сам список. Слева от каждого из заголовков столбцов находятся клавиши сортировки. По умолчанию список отсортирован по возрастанию по столбцу «ФИО». Нажимая на клавиши сортировок, можно отсортировать список по возрастанию или убыванию по любому из столбцов.

Просматривать можно весь список данного подразделения (при этом поле фильтра должно быть пустым) или его часть (если в поле фильтра ввести фрагмент ФИО и нажать клавишу «Ввод».

В левой колонке списка проставлен статус регистрации. Зелеными флажками отмечены те, кто уже прошёл регистрацию, а красными — нет. Следующая колонка — фото. Если в профиле аспиранта в ИАС ИСТИНА фотография отсутствует, вместо нее показан условный силуэт. Далее идут ФИО, научный руководитель, направление / специальность, год и месяц набора. Данные колонок 3, 5 и 6 загружаются согласно списков отделов аспирантуры, а ФИО научного руководителя изначально загружаются тоже из списка отделов аспирантуры, а затем меняются на данные загруженные аспирантом в ЛКА.

Пока не одна из записей списка не выбрана, в верхнем меню видна только одна кнопка «Создать личное дело». Если выбрать запись с не активированным ЛКА, то в меню появляется еще одна кнопка «Редактировать личное дело». При выборе записи с активированным ЛКА, в меню видны еще четыре кнопки: «Учебные достижения», «НИР и практики», «Научная деятельность» и «Диссертация» (Рис. 100).

Меню страницы «Список аспирантов»

Рис. 100 Меню страницы «Список аспирантов»

Создание и редактирование личного дела аспиранта

Несмотря на то, что список аспирантов изначально загружен в систему, тем не менее, возникают ситуации, когда по каким-либо причинам аспирант отсутствует в списке. В этом случае его надо добавить. Для этого выбираем пункт меню «Создать личное дело». Открывается окно с личным делом аспиранта (Рис. 101).

Страница «Личное дело аспиранта». Раздел «Кадровые данные»

Рис. 101 Страница «Личное дело аспиранта». Раздел «Кадровые данные»

На этой странице два раздела «Кадровые данные» и «Параметры обучения». В первом разделе вводятся фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, пол и последние три цифры паспорта. Все поля кроме «Дата рождения» являются обязательными. Поскольку отчество бывает не у всех персон, система позволяет сохранить данные при незаполненном поле «Отчество». Однако, надо помнить о том, что регистрация аспиранта в ЛКА возможна только в том случае, если данные на странице «Личное дело аспиранта» совпадают с данными его профиля в ИАС ИСТИНА. Все поля раздела являются текстовыми, кроме поля «Пол». В этом поле ввод данных осуществляется из выпадающего списка: «М» и «Ж». Заполнив все поля, нажимаем кнопку «Сохранить» — новое личное дело добавлено. Если какое-то обязательное поле осталось не заполненным, сохранения данных не происходит — система выводит соответствующее предупреждение (Рис. 102).

Страница «Личное дело аспиранта». Предупреждение о незаполненном обязательном поле

Рис. 102 Страница «Личное дело аспиранта». Предупреждение о незаполненном обязательном поле

В разделе «Параметры обучения» необходимо ввести факультет, направление, специальность, срок и форму обучения, год набора, финансовую основу. При необходимости, можно сделать пометки в поле «Комментарий». Все поля, кроме последнего являются обязательными, значения в них вводятся из выпадающих списков (Рис. 103). После заполнения всех полей, надо опять нажать кнопку «Сохранить».

Страница «Личное дело аспиранта». Раздел «Параметры обучения»

Рис. 103 Страница «Личное дело аспиранта». Раздел «Параметры обучения»

Если необходимо внести изменения в данные личного дела, то это можно сделать при выборе пункта меню «Редактировать личное дело». Режим редактирования интерфейсно не отличается от режима создания личного дела, за исключением того, что вместо силуэта будет видна фотография у тех пользователей, которые загрузили ее в свой профиль.

Просмотр электронного портфолио

Для просмотра электронного портфолио нужно воспользоваться кнопками меню в верхней части списка аспирантов.

  1. При нажатии кнопки «Учебные достижения», в дополнительном окне открывается файл в формате PDF, построенный по данным, которые загружаются из внешних систем, например, АИС Аспирант (Рис. 89).

  2. При нажатии кнопки «НИР и практики», открывается окно в котором отображены данные внесенные аспирантом в соответствующих разделах ЛКА (Рис. 104). Если аспирантом загружены файлы, то нажав иконку, можно скачать или открыть файл. На рисунке отображена ситуация, когда к трем отчетам файлы прикреплены, а в двух — отсутствуют.

    Страница «НИР и практики»

    Рис. 104 Страница «НИР и практики»

  3. При нажатии кнопки «Научная деятельность» открывается окно в котором представлены два раздела: «Публикации» и «НИР» (Рис. 105).

    Страница «Научные достижения из ИАС ИСТИНА»

    Рис. 105 Страница «Научные достижения из ИАС ИСТИНА»

    Они содержат те же данные, которые отображаются у аспиранта на вкладке «Моя страница» в основном меню ИАС ИСТИНА. Нажав соответствующую ссылку, можно открыть дополнительное окно с информацией ИАС ИСТИНА о статье, авторе, журнале и издательстве, перейти на страницу с информацией о публикации на сайте издательства (при наличии DOI) или на страницу НИР (Рис. 106).

    Страница «Научные достижения из ИАС ИСТИНА». Ссылки на информацию о публикациях и НИР

    Рис. 106 Страница «Научные достижения из ИАС ИСТИНА». Ссылки на информацию о публикациях и НИР

  4. При нажатии кнопки «Диссертация» открывается окно в котором представлены общие сведения о работе: тема диссертации на русском и английском языке, ФИО научного руководителя и планируемый год защиты. А также те материалы, которые требуется предъявить при защите НКР на итоговой аттестации: текст разработанного УМК, текст НКР, отзывы и пр. Все файлы, загруженные аспирантом, можно скачать, нажав на соответствующую кнопку (Рис. 107).

    Страница «Диссертация»

    Рис. 107 Страница «Диссертация»